Kontribusi Manajemen Inprovisi PTPN X dalam Mengelola Karyawan: Upaya Optimalisasi Produktivitas Perusahaan

Oleh

M. Yusroni

Tema 2

Menjadi perusahaan agroindustri terkemuka yang berwawasan lingkungan adalah goals utama bagi PT Perkebunan Nusantara (PTPN) X. Pengelolaan sumber daya manusia dituntut dengan sistem manajemen modern yang memadai, efektif, dan menjadi ruh kerja bagi setiap karyawan. Keberhasilan penerapan sistem manajemen ini dapat mengoptimalkan produksi hasil perusahaan. Pada gilirannya mampu meningkatkan kesejahteraan bagi seluruh karyawan.

Manajemen Inprovisi diartikan sebagai integritas, profesional, visioner, dan sinergi. Keberhasilan penerapan sistem ini mampu mengoptimalkan pengelolaan sumber daya dan peningkatan mutu kinerja yang berdaya saing tinggi demi kepuasan pelanggan, stakeholder dan shareholder. Permasalahannya adalah bagaimana mengaplikasikan manajemen inprovisi berbasis integritas, profesional, visioner, dan sinergi dapat mengoptimalkan produksi perusahaan?

Integritas Mengokohkan Kompetensi Pegawai

Kualitas kompetensi pegawai terbentuk karena memiliki integritas yang kuat. Pegawai yang berintegritas tinggi berarti memiliki mutu, sifat, atau keadaan yang menunjukkan kesatuan yg utuh sehingga memiliki potensi dan kemampuan yang memancarkan kewibawaan; kejujuran.

Dalam implementasi pemberdayaan pegawai diperlukan tingkat kejujuran yang tinggi, keterbukaan, dan  integritas pada  manajemen puncak,  sehingga pemberdayaan bukan sekedar pemberian delegasi dari pimpinan kepada pegawai dibawahnya, tetapi lebih pada apa dan bagaimana sistem nilai dalam organisasi tersebut dipatuhi. Proses pemberdayaan pegawai suatu organisasi, dapat dilakukan melalui lima tahap: (1) proses diseminasi informasi (informing), tahap  (2)  proses konsultasi (consulting), tahap  (3) proses pengumpulan ide (sharing), tahap (4) proses pendelegasian (delegating), dan tahap (5) proses pemberdayaan (empowering).

Minimnya sumber daya manusia baik secara kuantitas maupun kualitas dalam suatu organisasi, dapat  menghambat kecepatan pencapaian tujuan. Tidak tercukupinya jumlah dan standar kualitas sumber daya manusia yang unggul disatu sisi serta kurangnya upaya yang kuat (commitment) dari pimpinan untuk memberdayakannya disisi  yang  lain,  dapat  menyebabkan terganggunya  praktek manajemen organisasi. Manajemen organisasi yang tidak dibangun dengan landasan komitmen yang kuat dari para pemimpin dan orang-orang yang terlibat di dalamnya, maka daur hidup organisasi (organisation life cycle) tersebut akan menjadi lebih pendek.

Menurut Coplan (2009) dan Scherer (2008) kekokohan integritas ini direkomendasikan melalui :

1.  Mencari kekuatan pribadi karyawan

Dasar proses people development sebenarnya adalah mengembangkan potensi karyawan. Namun dalam organisasi yang mengenal konsep kompetensi, sering kali people development lebih terfokus untuk mengurangi jarak antara kemampuan yang secara riil dimiliki dengan kompetensi yang dituntut harus dimiliki, daripada fokus pada potensi karyawan. Akibatnya organisasi mengeluarkan effort yang cukup besar dengan hasil yang tidak terlalu memuaskan. Istilah yang sering muncul adalah daripada melatih ikan terbang, lebih baik melatih ikan menjadi perenang hebat.

Sejarah telah banyak membuktikan hal tersebut. Pertanyaan-pertanyaan Thomas Alfa Edison yang membuat jengkel gurunya membuatnya dicap bodoh dan dikeluarkan dari sekolah, karena salah dimengerti. Padahal bagi penganut psikologi positif akan melihat sisi lain Edison sebagai orang yang selalu ingin tahu. Begitu juga dalam organisasi, organisasi yang menganut psikologi positif akan lebih memilih untuk berfokus pada sisi positif dari pada sisi negatif. Dan bukankah segala sesuatu terdiri dari dua sisi, tergantung cara kita memandangnya?

2. Menggunakan kekuatan dengan cara-cara baru

Di sinilah proses people development dilakukan. Organisasi bisa menggunakan tiga jenis development untuk membantu karyawannya mengembangkan potensi yang dimiliki, cara pertama adalah dengan informal training seperti in class training, workshop, seminar, dan lain-lain. Cara pertama ini memberikan dampak 10% terhadap proses belajar karyawan. Cara kedua yang memiliki dampak lebih besar, yaitu dengan learning from other, seperti coaching, mentoring, dan budies. Cara kedua ini memberikan dampak sebesar 20% terhadap proses pembelajaran. Dan untuk mendapatkan impact 70% sisanya, proses development bisa dilakukan dengan on the job training, seperti delegation, job assignment, rotation, dan lain-lain.

3. Membangun relasi positif

Sehebat apapun seorang employee, mereka tidak akan memberikan idenya jika merasa leader-nya tidak layak untuk disumbangkan ide. Jika diibaratkan, seorang yang memiliki ikatan emosional positif akan lebih mudah dipinjami dan meminjami uang dibandingkan dengan orang yang tidak dikenal atau bahkan dimusuhi.

4. Pengaturan diri (self regulation)

Sebaik atau seburuk apapun hasil evaluasi yang dilakukan menjadi dasar untuk terus menemukan dan menciptakan efek positif. Saat ditemukan aplikasi psikologi positif yang masih kurang, maka perlu dilakukan usaha untuk meningkatkan aplikasi psikologi positif. Dan saat hasil pengukuran menunjukkan bahwa hasil aplikasi psikologi positif sudah bagus maka perlu dilakukan improvement agar proses aplikasi psikologi positif lebih efektif.

Pegawai Profesional

Pegawai profesional yakni bersangkutan memiliki kepandaian khusus untuk menjalankan tugas-tugas dengan cekatan. Kemajuan perusahan tentu ditopang oleh sumber daya yang profesional. Beberapa hal yang wajib dilakukan oleh perusahaan supaya kompetensi pegawainya berkualifikasi profesional yaitu :

1.      Peningkatan dan Penyegaran Motivasi

Motivasi adalah penggerak, semakin besar motivasi yang dimiliki akan semakin besar tindakannya. Produktivitas jelas akan meningkat. Namun, yang perlu diperhatikan adalah motivasi tidak cukup dengan gaji. Gaji memang memberikan kontribusi terhadap motivasi karyawan, namun gaji baru sebagai motivasi dasar.

Untuk meningkatkan produktivitas diperlukan motivasi lebih selain gaji yang biasa mereka terima. Motivasi juga tidak selalu dengan uang. Perusahaan harus lebih kreatif dalam memberikan motivasi bagi karyawannya. Kadang, hal yang sederhana dan gratis bisa meningkatkan motivasi karyawan.

Suntikan motivasi sangat diperlukan bagi karyawan-karyawan jika memang sudah memiliki “penyakit” sehingga motivasi mereka berkurang. Diperlukan program training yang tepat untuk menjaga dan meningkatkan level motivasi karyawan.

Motivasi bisa turun dan ini adalah hal yang lumrah dalam diri manusia. Motivasi bisa naik dan turun. Untuk diperlukan program untuk menjaga level motivasi agar tetap berada pada level tertinggi sehingga menghasilkan produktivitas kerja yang tinggi.

2.      Linkungan Kerja Yang Kondusif

Jika motivasi ibarat bensin yang menggerakan mesin, maka lingkungan kondusif menjadi pelumasnya. Kecukupan bensin tidak akan memadai jika pelumas pada mesin tersebut kurang. Malah, jika dipaksakan akan merusak mesin. Begitu juga dengan perusahaan dan organisasi. Meski perusahaan memberikan dorongan motivasi yang tinggi, jika kondisi atau lingkungan tidak kondusif, maka motivasi tidak begitu bermanfaat.

Di sini peran kepemimpinan terutama top leader dalam menciptakan lingkungan yang kondusif untuk berkerja. Karyawan merasa nyaman dan optimis dalam bekerja. Kadang ada perusahaan yang menerapkan kondisi yang tidak kondusif, maksudnya meningkatkan motivasi berdasarkan persaingan, tetapi malah menjadikan banyak friksi diantara karyawan yang akan mengurangi produktivitas.

Program pelatihan yang juga diperlukan adalah pelatihan yang meningkatkan mindset karyawan. Karyawan yang memiliki mindset positif akan menciptakan linkungan yang lebih kondusif. Sehingga semakin banyak karyawan yang memiliki mindset positif akan semakin kondusif lingkungan. Tentu saja disamping kebijakan perusahaan yang menciptakan lingkungan yang kondusif.

3.      Integrasi Manajemen Waktu Dengan Sistem Perusahaan

Manajemen waktu mungkin akan memberikan kontribusi pada produktivitas karyawan. Namun tidak cukup hanya dengan memaksakan karyawan untuk mengelola waktunya. Manajemen waktu harus terintegrasi dengan sistem pada perusahaan Anda. Bahkan, sistem perlu didesain sedemikian rupa agar karyawan dalam bekerja dengan manajemen waktu yang tepat sehingga produktivitasnya akan tinggi. Sistem harus menjadikan aktivitas karyawan lebih efektif dan produktif.

Tentu saja pemahaman manajemen waktu bagi karyawan sangat penting. Diperlukan program pelatihan agar karyawan bekerja dengan menggunakan manajemen waktu dengan benar. Namun, jika sistem yang ada diperusahaan tersebut tidak sejalan atau bahkan malah menghambat produktivitas, maka produktivitas tidak akan banyak meningkat.

Sebagai contoh, sistem manajemen kualitas selain fokus pada kualitas, perlu diperbaiki dan ditingkatkan agar meningkatkan produktivitas karyawan. Begitu juga dengan sistem-sistem lainnya, bukan hanya mengejar agar pekerjaan menjadi benar, tetapi juga produktivitas pekerjaan yang tinggi.

4.      Reward and Punishment Serta Mental Juara

Penghargaan dan hukuman tetap menjadi metode cukup efektif dalam meningkatkan produktivitas, namun ada hal yang perlu diperhatikan dalam penerapannya. Jangan sampai reward and punishment malah menciptakan linkungan yang tidak kondusif. Justru ini malah kontradiktif dengan tujuannya.

Salah satu kelemahan reward and punishment adalah mindset kebanyakan orang lebih takut menerima hukuman dibandingkan motivasi untuk mengejar reward. Ketakutan ini memiliki potensi untuk menjadi friksi diantara karyawan. Inilah yang memungkinkan kondisi yang tidak kondusif bisa terjadi.

Untuk itu penerapan konsep reward and punishment harus diiringi dengan peningkatan mental juara bagi karyawannya. Mental juara adalah sebuah kondisi mental dimana seseorang ingin memberikan yang terbaik dengan sportif (menerima kekalahan dan konsekuensinya).

Pegawai yang Visioner

Ada empat komponen atribut pokok organisasi perusahaan yang harus segera diperbaiki jika ingin tetap eksis dalam kancah persaingan global, yakni (1) berorientasi pada pelanggan dan kualitas (customer and quality driven), (2) efektivitas pendapatan dan biaya (revenue and cost effective), (3) kecepatan dan fleksibilitas dalam merespon perubahan pasar (fast and flexible in responding to market changes), dan melakukan inovasi secara berkelanjutan (continually innovating).

Pegawai  yang  berdaya  akan  banyak  memberi  keuntungan,  baik  dirinya sendiri, kelompok, dan terlebih lagi bagi organisasi. Dalam jangka panjang, pegawai yang diberdayakan akan memberikan gagasan dan inisiatif bagi organisasi dalam menyelesaikan setiap permasalahan yang dihadapi. Kepedulian dan rasa memiliki (sense of belong) yang tinggi terhadap berbagai isu dan permasalahan organisai, disadari atau tidak hal itu merupakan bentuk nyata sumbangan pemikiran pegawai yang sangat mahal dan tak ternilai. Namun semangat pegawai dalam menuangkan ide dan gagasan dalam bekerja harus dipandu dengan bekal visi dan misi  organisasi yang kuat. Hal ini penting karena visi sebagai sesuatu harapan, keinginan, citia-cita, harus dipahami dan dimengerti oleh seluruh anggota organisasi agar dalam mewujudkan visi tersebut tidak mengalami salah arah yang mengakibatkan kegagalan.

Secara sederhana, visi dapat diterjemahkan sebagai masa depan yang realisits, dapat dipercaya, dan menarik bagi organisasi, Burt Nanus, (1981:9). Masih menurut Nanus, visi merupakan pernyataan tujuan, sebuah masa depan yang lebih baik, lebih berhasil, atau lebih diinginkan dibandingkan dengan kondisi sekarang. Visi seorang pemimpin pada  dasarnya  akan  dapat  menumbuhkan  motivasi  dan  menginspirasi setiap tindakan bawahan dalam melaksanakan tugas yang diberikan pemimpinnya. Secara lebih luas visi seorang pemimpin dapat membantu membentuk masa depan organisasi yang dipimpinnya.

Sinergisitas Perusahaan

Sebuah perusahaan yang berdaya akan dipenuhi oleh orang-orang yang memiliki kepedulian dan keterlibatan yang dapat  membantu usaha pencapaian fleksibilitas, responsivitas terhadap pelanggan, dalam lingkungan bisnis yang menantang dan kompetitif. Seperti dikatakan oleh Ken Blancard, 2002, dikatakan bahwa pemberdayaan sebagai suatu cara untuk memwirausahakan (entrepreneurship) orang lain, penanaman rasa  memiliki (ownership), suatu bentuk ikatan kerja atas dasar komitmen (engagement), dan sebagai suatu usaha untuk membuat orang lain terlibat (involvement).

Pemberdayaan diartikan sebagai membagi kekuasaan (power sharing) atau mendelegasikan kekuasaan  dan  wewenang  kepada  bawahan  di  dalam  organisasi (Daft, 1999). Dalam definisi lain oleh (Luthan, 1995), dalam Triantoro Safaria, (2004:210),  dikatakan  bahwa  pemberdayaan  adalah  wewenang  untuk  membuat keputusan dalam kegiatan operasional individual tanpa harus memperoleh persetujuan dari siapapun.

Sistem nilai yang dianut organisasi seperti kejujuran, keterbukaan, dan kebersamaan menjadi jembatan antara pemimpin dengan pemimpin, bawahan dengan bawahan, dan pemimpin dengan bawahan dalam proses pelaksanaan pemberdayaan bagi organisasi. Pola hubungan pemimpin dengan bawahan dan sebaliknya, jika tidak dilandasi atas nilai-nilai organisasi yang disepakati, maka dalam memberikan kesempatan, pemberian ijin, dan memampukan pegawai akan mengesankan sikap subjektif dan perasaan ketidakadilan antar anggota organisasi.

Pegawai yang memiliki kapabilitas, kemauan, dan kesempatan sudah semestinya diberikan ruang untuk menjalankan tanggung jawabnya secara otonom. Selain itu, pegawai juga harus dilibatkan dalam membuat perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan pekerjaannya agar lebih efektif dan efisien,  Gery Dessler, (1997:285). Pada dasarnya, pegawai dalam suatu organisasi akan merasa berdaya jika kepadanya mampu (1) memperoleh informasi secara lengkap dan benar, (2) menerima otoritas dan memahami tanggungjawab secara jelas, dan (3) memahami persoalan yang diberikan pimpinan sekaligus mampu mencari solusinya.  Bentuk-bentuk aktualisasi pegawai yang dapat mengoptimalkan peran dan fungsinya sebagai usaha pemberdayaan, akan membantu organisasi mencapai tujuan.

Dalam proses pemberdayaan pegawai suatu organisasi, menurut Johnson dan Redmond, (1998:10), sedikitnya  melalui  tahap  (1)  proses  diseminasi  informasi (informing), tahap (2) proses konsultasi (consulting), tahap (3) proses pengumpulan ide  (sharing), tahap  (4)  proses pendelegasian (delegating), dan tahap  (5)  proses pemberdayaan (empowering). Secara lebih rinci kelima proses pemberdayaan di atas dapat dilihat dalam tabel sebagai berikut:

Tahap Sasaran (objek)
Diseminasi

Informasi

(informing)

Segala sesuatu yang berkaitan tugas dan tanggungjawab pegawai dan hal-hal yang menentukan seperti informasi tentang: problem yang dihadapi dan perubahan yang mungkin terjadi, taktik dan strategi perusahaan, target yang harus dicapai, dan kondisi perusahaan saat ini;

Konsultasi

(consulting)

Berbagai  masalah  yang  dihadapi  oleh  pegawai  dalam  kaitan tugas  dan  tanggungjawabnya  yang  belum  dimengerti dengan jelas seperti: ketentuan upah, ketentuan gaji, dan hasil penilaian kinerja;
Pengumpulan

Ide (sharing)

Share  pendapat  atau  ide  tentang  hubungan  antar  job  dan bagaimana mengatasi problem yang terjadi dalam hubungan tersebut,  ide  tentang  inovasi,  perubahan,  dan  share  dalam pengambilan keputusan;
Pendelegasian

(delegating)

Mendefinisikan dengan jelas tentang tugas dan tanggungjawab, otoritas pengambilan keputusan, peluang  bagi aktualisasi diri dalam konteks wewenang dan tanggungjawab;
Pemberdayaan

(empowering)

Kualitas      diri    sebagai    intelectual     capital     yang    memiliki keunggulan (human resource champion) dengan kompetensi dan komitmen yang tinggi terhadap tugas dan tanggungjawabnya.

 DAFTAR PUSTAKA

Burt Nanus, 2001. Kepemimpinan Visioner, Penhalindo, Jakarta.

Gary Dessler, 1997. Human Resource Management, Prentice Hall, USA.

Hadari Nawawi, 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Bisnis yang Kompetitif, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta.

Henry Simamora, 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia, STIE YKPN, Yogyakarta.

Jusuf  Suit,  Almasdi,  1996.  Aspek  Sikap  Mental  dalam  Manajemen  Sumber   Daya Manusia, Ghalia Indonesia, Jakarta.

Ken  Blancard,  2002.  Empowerment  (Take  More  Than  a  Minute),  Amara Books, Yogyakarta.

Mulyadi, Johny Setyawan, 2000. Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen, Aditya Media, Yogyakarta.

Safarudin  Alwi,  2001.  Manajemen  Sumber  Daya  Manusia  (Strategi  Keunggulan Kompetitif), BPFE Yogyakarta.

Triantoro Safaria, 2004. Kepemimpinan, Graha Ilmu, Yogyakarta.

http://bisnisukm.com/tips-sukses-meningkatkan-potensi-karyawan.html

http://ruangpsikologi.com/sosial/meningkatkan-kreatifitas-karyawan/#ixzz3RlmgWVfP

http://www.rahmatst.com/4-cara-meningkatkan-produktivitas-karyawan/

Advertisements